Organisation d'une manifestation sportive en Charente

Le déroulement d’une manifestation sportive peut être soumis, selon sa nature ou le lieu de pratique, à régime déclaratif ou d’autorisation préalable auprès des services compétents, (communes, préfectures ou sous-préfectures).

Voici le lien vers le site de la préfecture de Charente : https://www.charente.gouv.fr/Demarches/Manifestations-sportives#!/particuliers 

S’agissant des manifestations terrestres sur la voie publique ou sur circuit, la procédure applicable (déclaration ou autorisation, délai de dépôt des dossiers, autorité administrative compétente...) est définie par type de manifestation dans le code du sport selon les logigrammes suivants:

• Télécharger (pièce jointe) : Manifestations et concentrations comportant la participation de véhicules terrestres à moteur (VTM)  (art. R. 331-18 et suivants du code du sport) : 
  PJ+n°1_Manif+sportives+-+schéma+sans+VTM
• Télécharger (pièce jointe) : Manifestations sportives sur voie publiques ne comportant pas la participation de véhicules terrestres à moteur.  (art. R. 331-6 et suivants du code du sport) : 
  PJ+n°2_Manif+sportives+-+schéma+avec+VTM
• Télécharger (pièce jointe) : Tableau de synthèse des manifestations se déroulant sur la voie publique et/ou comportant la participation de VTM : 
  PJ+n°3_Tableau+synthèse_manifestations-sportives

Les manifestations susmentionnées peuvent également être soumises à des formalités complémentaires prévues par d’autres législations (ex :  déclaration des manifestations regroupant plus de 1500 personnes du code de la sécurité intérieur)

Modalités de dépôt

Les organisateurs d’événements sportifs terrestres prévus dans le département de la Vienne sont invités à déposer de manière dématérialisée leur dossier de déclaration ou de demande d’autorisation au moyen de la plateforme https://declaration-manifestations.gouv.fr , qu’ils relèvent de la compétence des communes ou des services préfectoraux.

Ce guichet unique constitue un véritable interface entre les organisateurs et l’ensemble des services impliqués dans l’instruction des dossiers. Il permet aux organisateurs de constituer et de déposer en ligne leurs dossiers, de dessiner leur parcours via notamment un service de cartographie dédié, et d’en suivre l’instruction en temps réel. En outre, il rend visible auprès du public les manifestations à venir dans le département.

Cette téléprocédure nécessite la création préalable d’un compte et est accessible depuis le lien suivant : https://www.manifestationsportive.fr. De  nombreuses ressources y sont disponibles pour aider à la prise en main de l’outil (vidéos, FAQ, forums).

Les organisateurs peuvent échanger avec les services de la préfecture aux adresses suivantes en fonction de l'arrondissement de rattachement de la manifestation sportive (arrondissement où est implanté, selon les cas, le circuit, le terrain, la commune de départ ou d'entrée dans le département) :

• Préfecture de la Charente : [email protected]
• Manifestations sportives
• 7-9, rue de la préfecture - 16023 Angoulême
• Tél : (+33) 5 45 97 62 31

Attention :

• Les dossiers déposés hors délais sont en principe irrecevables. Ils pourront cependant être admis au cas par cas après échanges avec le service instructeur si des circonstances particulières le justifient.

Composition des dossiers

Les organiseurs doivent renseigner les formulaires suivants et joindre les pièces qui y sont listées (cf. synthèse des informations et pièces à fournir pour les manifestations non motorisées : https://www.manifestationsportive.fr/media/uploads/2018/06/25/sans-vtm_compo_dossiers.pdf ) :

• Pour les compétitions (chronométrage, classement, temps imposé) :
  • Déclaration d’une compétition sportive sur la voie publique (hors cyclisme) (CERFA n°15824*03)
  • Déclaration d’une compétition de cyclisme sur la voie publique (CERFA n°15827*02)
  • Demande d’autorisation de manifestations sur la voie publique comportant la participation de véhicules terrestres à moteur (CERFA n°15847*01)
  • Déclaration des manifestations se déroulant sur un circuit permanent homologué (CERFA n°15862*01)
• Pour les manifestations sans classement, sans chronométrage et sans horaire fixé à l’avance :
  • Déclaration d’une randonnée sur la voie publique (CERFA n°15825*02)
  • Déclaration d’une randonnée de cyclisme sur la voie publique (CERFA n°15826*01)
  • Déclaration des concentrations de véhicules terrestres à moteur (CERFA n°15848*01)

Bon à savoir :

• La plateforme « https://declaration-manifestations.gouv.fr » aiguille automatiquement les organisateurs vers les bons formulaires, à renseigner directement en ligne. De même l’outil intègre un service de cartographie dédié permettant de tracer les parcours.
• En amont du dépôt de son dossier, l’organisateur est invité à prendre tous les contacts nécessaires au bon déroulement de sa manifestation auprès des autorités locales concernées : communes traversées et Département de la Charente. Cela lui permettra notamment de solliciter les arrêtés de circulation nécessaires à la tenue de l’événement, à fournir dans son dossier.
• Un  arrêté interministériel fixe chaque année les périodes durant lesquelles l'accès des routes à grande circulation est en principe interdit aux concentrations et manifestations sportives. Il est donc nécessaire de prendre connaissance de ces restrictions avant l’organisation d’un tel événement.

Pour en savoir plus :

• Télécharger (pièce jointe) : Carte mentale de synthèse de la réglementation des manifestations sportives
• Fiche de synthèse des obligations de l’organisateur de manifestations sportives (pièce jointe) :https://www.sports.gouv.fr/sites/default/files/2023-02/-organiser-une-manifestation-t-l-charger-ici-la-fiche-de-synth-se-des-obligations-de-l-organisateurs-de-manifestations-sportives--3915.pdf