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Les archives du rectorat

Définition

Pourquoi conserver les archives ?

Présentation du service

Comment consulter un document ?

Typologies particulières

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Définition

«Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité».

(Code du Patrimoine, art. L. 211-1).

Un document prend la qualité d'archive dès sa création. En effet, contrairement à l'idée trop répandue, les archives ne sont pas seulement de vieux papiers poussiéreux. Elles ne sont pas exclusivement des documents papier, leur support peut revêtir différentes formes : film, photographie, plan, enregistrement sonore, document numérique, etc.

Les archives publiques

Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables. Elles sont et demeurent publiques dès leur création. Nul n'a le droit de les détruire, de les échanger ou de les vendre, sous peine de poursuites pénales.

Les archives des services et établissements d'enseignement sont des archives publiques. Elles font partie des documents qui « procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics » (Code du patrimoine article L211-4).

Pourquoi conserver les archives ?

La conservation des archives est organisée «dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.» (Code du patrimoine, art. L 211-2).

Obligation légale

La conservation des archives publiques est une obligation légale. Le document d'archive possède une valeur probatoire. La durée de conservation des documents, selon leur nature, est fixée réglementairement.

Intérêt administratif

Les archives servent à conserver la trace des droits et engagements de l'administration et des particuliers. Elles permettent et garantissent la continuité de l'action administrative. Elles sont la mémoire de l'administration ou de l'établissement qui les a produites. 

Intérêt historique

Les archives constituent la matière première de la recherche historique. Elles constituent une source pour écrire l'histoire nationale, locale ou bien encore elles permettent de retracer son histoire individuelle. Au terme de leur durée de conservation, les documents présentant un intérêt pour l'histoire sont triés et versés auprès d'un service d'archives public qui garantit leur conservation, leur mise en valeur et leur communication.

Présentation du service

Historique

Le service archives, créé en 1995, assure la gestion et la conservation des documents publics papier et numériques de l'académie jusqu'à destruction ou versement aux Archives départementales de la Vienne.

Missions

  • Conseiller
  • Collecter

  • Conserver

  • Communiquer

Sa mission est de garantir la bonne mise en œuvre de la politique d'archivage, politique définie en conformité avec le Code du patrimoine et la réglementation spécifique à l'Education nationale.

Chiffres clés

  • Archives conservées : 2750 mètres linéaires soit 2.75km d'archives

Chaque année :

  • 130 mètres linéaires collectés

  • 180 mètres linéaires éliminés

  • 20% des archives intermédiaires sont envoyées aux Archives départementales de la Vienne

  • Plus de 1000 communications internes

Comment consulter un document ?

Les archives publiques sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande.

Les archives sont consultées exclusivement sur place et gratuitement.

Des références précises doivent être fournies par le demandeur.

La communication immédiate de dossiers clos est la règle de droit commun, mais différents délais s'appliquent à certains types de documents en particulier ceux liés à la vie privée des individus. Livre II du Code du patrimoine (articles L213-1 à L213-8).

Type de document

Délai de communicabilité

Quelques exemples

Document portant atteinte à la protection de la vie privée

50 ans

Dossiers scolaires d'élèves

50 ans

Dossier de carrière

Document portant atteinte au secret médical

120 ans à compter de la date de

naissance de l'intéressé*

Documents nominatifs conservés par les infirmeries scolaires

 * Ou 25 ans après le décès de l'intéressé si ce délai est plus bref, sous réserve de présenter un justificatif du décès.

 

Dans certains cas, il est possible de consulter les archives avant expiration du délai de communicabilité prévu :

  • Si la demande porte sur des documents vous concernant, seul vous-même ou votre mandataire désigné par écrit (exemples : un proche, un avocat, etc.) ainsi que le représentant légal en cas d'élève mineur peuvent y avoir accès.

  • L'autorité judiciaire chargée d'une commission rogatoire a également accès aux archives.

  • Pour les autres cas, une dérogation peut être demandée.

Pour consulter un document encore couvert par un délai de non communicabilité, il est possible de demander une autorisation de consultation par dérogation. Cette demande d’autorisation est à formuler auprès du service d’archives (le formulaire de demande est disponible ici).

La commission d'accès aux documents administratifs (Cada) peut être saisie en cas de litige.

Reproduction

La délivrance de copies est possible. Elle reste subordonnée à l'état matériel des documents. Les photographies sont autorisées mais sans flash.

  • Tarif de la photocopie A4 en noir et blanc : 0,18€

Typologies particulières

  Examens : diplômes, relevé de note, copies d’examens : contactez la Division des examens et concours DEC

 Dossier scolaire : contactez l’établissement

  • Le dossier scolaire des élèves, qui contient également le dossier d’admission en 6ème, le dossier de suivi d’orientation en fin de 3ème, les attestations et évaluations pédagogiques de stage et le livret scolaire, est détenu exclusivement par le dernier établissement scolaire fréquenté (généralement le lycée).
  • La durée de conservation dans l’établissement est de 50 ans.
  • Le dossier scolaire ne peut en aucun cas être remis à l’élève. Cependant, les élèves et anciens élèves qui le demandent peuvent se voir remettre une copie établie à leur nom. Le dossier scolaire peut être consulté librement par des tiers après l’expiration d’un délai de 50 ans.

Dossier de carrière

  • La durée de conservation du dossier de carrière est de 80 ans à compter de la date de naissance de l’intéressé. Une partie d’entre eux est versée aux archives départementales à titre historique.
  • Seul le personnel concerné ou son représentant légal peut avoir accès au dossier de carrière. Il ne peut en aucun cas être remis à l’agent. Cependant, une copie peut être établie à son nom.
  • Le dossier de carrière peut être consulté librement par des tiers après l’expiration d’un délai de 50 ans.
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CARTOGRAPHIE DES DSDEN DE L'ACADÉMIE

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